Paura, ansia, stress. Aspettative per il futuro completamente disattese. Una volta smaltiti questi sentimenti, per quanto possibile, è compito dell’imprenditore e del professionista tornare lucido e letteralmente “prendere in mano la situazione”.
Nell’attività aziendale e professionale ordinaria, non svolta in periodo di crisi o addirittura in tempi di Coronavirus, spesso ci si dimentica di utilizzare uno strumento fondamentale per la gestione della liquidità e della pianificazione delle entrate e delle uscite: il Budget di cassa.
Cosa permette di fare il Budget di Cassa?
Consente di dare una risposta alla domanda che spesso l’imprenditore si pone: Quanta liquidità mi servirà in futuro? Quanto sono coperto nei prossimi mesi in caso di mancati incassi? Devo chiedere un finanziamento in banca? Devo chiedere una dilazione di pagamento?
E quindi in modo più o meno evoluto, attraverso l’utilizzo di programmi acquistati ad hoc, fogli excel o i più rari ma pur sempre utili fogli di carta si può giungere alla redazione di un documento che permette di dare all’imprenditore e al professionista una visione d’insieme della sua attività.
Sarò sincera, costruire un Budget non è una procedura meccanica, indiscutibile e non modificabile. Il Budget di cassa deve essere periodicamente revisionato e aggiornato in base alle esigenze. C’è chi inizia con un Budget annuale per poi trovarsi naturalmente ad aggiornare delle situazioni anche trimestrali.
Come avvicinarsi quindi al concetto di Budget e come arrivare a costruirne uno elementare e di base?
E’ un’operazione che richiede prima di tutto di raccogliere i dati a disposizione dell’imprenditore e del professionista, scriverli e ordinarli. Sappiamo bene che “quei dati” spesso e volentieri sono solo nella testa dell’imprenditore, raccolti in tante e-mail o in foglietti sparsi nella propria agenda. Iniziamo quindi questo interessante lavoro: reperire i dati che dovranno essere in seguito lavorati.
I passaggi preliminari per riordinare i dati da inserire nel budget riguardano la creazione di alcuni gruppi di entrate e uscite:
- Fai una lista delle fatture/avvisi di parcella emessi e annota a lato la data di scadenza proposta per l’incasso. ***
- Metti in ordine cronologico in base alla data di incasso assegnata i documenti attivi. Questa sarà la “Lista Entrate Def“
- Ripeti la stessa operazione per le fatture di acquisto e i costi già documentati annotando a lato la data di scadenza proposta per il pagamento;
- Metti in ordine cronologico in base alla data di pagamento assegnata i documenti passivi. Questa sarà la “Lista Uscite Def”; ***
- Fai una lista delle uscite che dovrai affrontare, che diventerà la “Lista Uscite Prev“. Attenzione: ad ogni spesa dovrà corrispondere una stimata data di pagamento sulla base di condizioni che realisticamente si possono trattare con il fornitore. Il mio consiglio è di suddividerla in tre parti chiamate:
- “Uscite ricorrenti” legate alle utenze e a contratti in essere. Un tipico esempio di contratti in essere sono i contratti di affitto, locazione, noleggio e canoni ma anche le polizze assicurative e le rate di rimborso dei mutui in essere.
- “Uscite variabili” legate ai costi specifici sostenuti per l’attività e in questa fase stimati.
- “Uscite tributarie” legate agli importi per IVA, INPS e ritenute correnti (qualora già calcolati) o a rateazioni precedenti in essere. E’ importante tenere separate le uscite tributarie dalle altre uscite per poter effettuare, a tempo debito e con l’aiuto del commercialista, una valutazione sulle eventuali dilazioni di pagamento e rateazioni.
- Fai una lista delle entrate ipotetiche all’orizzonte. E’ indubbiamente l’operazione più difficile! Per quanto possibile non siate disfattisti annullando le entrate e non siate neanche troppo positivi nell’immaginare un più che roseo aumento del fatturato. Ricordo che questo dato è destinato a modificarsi e adeguarsi all’andamento dei fatti e delle scelte.
Non abbiate paura di sbagliare, si può correggere! Anche in questo caso può essere utile dividere in due parti la lista, che chiameremo “Lista Entrate Prev“, in:- “Entrate ricorrenti” collegate ad incarichi e contratti di fornitura attivi già stipulati. Indicare a lato dell’entrata stimata anche una stimata data di incasso.
- “Entrate variabili” legate alla previsione di svolgimento dell’attività, come anticipato all’inizio del punto 6. Indicare a lato dell’entrata stimata anche una stimata data di incasso.
Attenzione: è importante NON indicare tra le entrate della “Lista Entrate Prev” quelle riguardanti emolumenti, stipendi, indennità che non riguardano direttamente l’attività oggetto del presente Budget. Sono dati che serviranno solo in seguito quindi….Continua a seguire la costruzione del Budget di Cassa nei prossimi post!
Buon lavoro!